Assistant(e) de Gestion Technico- Administratif(ve)
CDI
Publié le
02/05 /2023
Assurer le suivi technico-administratif de la cellule en appui des intervenants techniques de terrain concernant les contrôles de branchements existants, le service Public d’Assainissement Non Collectif et le contrôle des rejets industriels.
Recevoir, hiérarchiser et orienter les demandes physiques, téléphoniques, postales et électroniques en lien avec les missions réalisées ;
Conseiller les usagers et effectuer les réponses techniques de premier niveau.
Planification et organisation des contrôles
Planifier et organiser les campagnes de contrôle (ANC, contrôle de branchements, rejets industriels) effectuées par les agents de terrain en lien avec leurs disponibilités ;
Effectuer les prises de RDV téléphoniques avec les usagers et abonnées du service d’Assainissement en optimisant notamment les temps de déplacements et le nombre de RDV journaliers ;
Tenir à jour les base de données des usagers / abonnés ;
Envoyer les confirmations de RDV par courriels et/ou courriers postaux ;
Réaliser les relances en cas de non-réponse ;
Être le contact privilégié avec les partenaires récurrents de la cellule tels que les agences immobilières, les bailleurs, les services communaux et métropolitains.
Rédaction et traitement des documents
Effectuer les relectures des documents à envoyer (rapports de contrôle, documentation technique, courriers, …) puis les adresser aux usagers ;
Rédiger les notes et les correspondances courantes ainsi que les projets de documents réglementaires de la cellule de type arrêtés, conventions, autorisations ;
Assurer le suivi administratif de l’ensemble des documents transmis ;
Organiser les documents reçus et les classer / archiver selon les règles établies par le service.
Suivi financier
Gérer, suivre les dossiers de facturation transmis par les agents de terrain et s’assurer de leur traitement complet en lien avec la Direction des Finances et des Usagers qui réalise les titres de recette ;
Préparer les documents nécessaires à la passation de commandes (Ordre de service, demandes d’achats) et en assurer le suivi ;
Traiter les bons de commande et les factures reçus.
Reporting
Gérer et actualiser les tableaux de bord de suivi et indicateurs de l’activité ;
Utiliser les logiciels nécessaires à l’activité.
Transversalité
Echanger en transversalité avec :
La Direction des Finances et des Usagers
Les Abonnés/Usagers
Activités occasionnelles :
Assurer la suppléance du(de la) gestionnaire PFAC en cas de nécessité du service (absence…) sur les activités suivantes : le traitement des demandes physiques, téléphoniques, postales et électroniques urgentes ;
Contribuer à l’efficacité du système de management de la qualité Sécurité Environnement en appliquant les procédures et modes opératoires de son périmètre et en participant à leur amélioration continue et à l'atteinte des objectifs fixés par la Direction.
VOTRE PROFIL
Savoir :
Connaissances des procédures comptables, administratives et financières
Connaissances des principes de base de fonctionnement des réseaux de collecte des eaux usées et des installations d’assainissement non collectif
Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Powerpoint, Word)
Connaissances des activités des exploitants
Savoir-faire :
Organisation des plannings et les adapter aux contraintes rencontrées
Utilisation des applications métier pour rechercher les infos requises
Qualités rédactionnelles (réponses, courriers)
Respect du devoir de probité du Maître d’ouvrage dans ses relations avec les entreprises
Réalisation du reporting de l’activité à l’appui de schémas et de tableaux synthétiques
Savoir être :
Capacité d’adaptation
Respect de la confidentialité
Pédagogie
Rigueur et organisation
Autonomie
Force de proposition
Qualités relationnelles : écoute, courtoisie, sens du service
