< Retour aux offres

Chargé(e) de Gestion Administrative


CDI
Publié le 23/09 /2022

Assurer les fonctions d’assistance de direction. Assister les collaborateurs dans le suivi administratif des opérations d’études et de travaux. Assister les responsables de service et la direction dans la gestion des accords-cadres. Aider à la construction des tableaux de bord de l'activité de la direction et s'assurer de leur mise à jour.

Je postule !

VOS PRINCIPALES ACTIVITES


Assurer les fonctions d'assistance de direction :

• Accueillir physiquement les visiteurs ;
• Assurer l'accueil téléphonique et orienter de manière adéquate ;
• Gérer administrativement les courriers arrivés et départ ;
• Assurer les tâches de reproduction de documents ;
• Organiser et planifier les réunions des cadres de la direction ;
• Participer à l’établissement, mettre à jour, diffuser et veiller à la mise en œuvre des procédures internes à la direction ;
• Archiver les documents de la Direction.

Assister les collaborateurs dans le suivi administratif des opérations d’études et de travaux :

• Gérer, en appui aux collaborateurs de la direction, les notes, courriers, ordres de service et les différents documents techniques : enregistrement arrivée/départ, distribution, mise en forme et archivage, réalisation des copies et de la reprographie ;
• Participer à la mise à jour des outils de management de projet déployés dans la direction (PRO’G);
• Dans le cadre d’opérations d’extensions de réseaux, assurer le traitement administratif des demandes de branchement :

o Rédiger les courriers aux riverains de branchement et vérifier la cohérence avec la procédure PFAC ;
o Réaliser le suivi de ces courriers jusqu’au retour signés des documents demandes ;
o Rédiger les courriers aux riverains de mise en service des branchements, vérifier la cohérence avec les courriers initiaux ;
o Etablir les tableaux et listes par projet des riverains concernés, transmettre les copies aux services en charge du recouvrement des paiements ;
• Contribuer à la gestion des remises d’ouvrages après la réalisation des travaux.

Assister les responsables de service et la direction dans la gestion des accord-cadre (travaux, maîtrise d’œuvre, topo, géotechnique, CSPS…) :

• Rédiger les lettres de commande ou OS, fiches d’engagement et bordereau d’envoi ;
• Suivre les mises en signature internes, envoi, classement ;
• Suivre et enregistrer les retours des OS signés par les prestataires ;
• Contribuer au suivi de la facturation des prestations ;
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de ces marchés.

Aider à la construction des tableaux de bord de la direction et s'assurer de leur mise à jour:

• Participer à la construction des principaux tableaux de bord de l'ensemble de la direction ;
• Veiller à leur mise à jour par les responsables identifiés ;
• Renseigner un tableau de bord sur les caractéristiques techniques des projets du service en vue d’alimenter les rapports annuels d’activités et leurs indicateurs : linéaires de canalisations posées, diamètres, matériau, coût moyen au ml, …

Transversalité:

Echanger en transversalité avec :
• Les Directions Marchés et Affaires Juridiques et des Finances et des Usagers ;
• La Direction de l’Exploitation ;
• Les services métropolitains en charge de la voirie et de l’espace public notamment.


Activités occasionnelles :

• Assurer la suppléance entre assistant(e)s en cas de nécessité du service (absence…) ;
• Rédiger les compte-rendu de réunions ;
• Contribuer à l’efficacité du système de management de la qualité Sécurité Environnement en appliquant les procédures et modes opératoires de son périmètre et en participant à leur amélioration continue et à l'atteinte des objectifs fixés par la Direction.

VOTRE PROFIL

Compétentes requises :

Savoir :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Powerpoint, Word) ;
• Maîtrise des outils de communication collaboratifs ;
• Maitrise des techniques de classement et méthode d’archivage ;
• Connaissance des principes de base de la commande publique et du suivi de l’exécution des marchés ;
• Connaissance des missions et fonctions de la maîtrise d’œuvre et des autres intervenants dans la réalisation des travaux.

Savoir-faire :

• Travail en équipe ;
• Capacité à respecter les procédures et à tenir les délais ;
• Capacité à gérer les priorités et à coordonner les ressources concernées ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Bonne expression orale ;
• Réalisation et mise à jour de tableaux de suivi d’activité.

Savoir être :

• Organisation, rigueur ;
• Autonomie ;
• Proactivité ;
• Capacité d’adaptation aux processus d’accueil et d’orientation selon les catégories d’interlocuteurs;
• Qualités relationnelles : écoute, courtoisie, sens du service ;
• Respect de la confidentialité ;
• Sens du service public et de ses exigences.


Les candidatures (CV + lettre de motivation en format PDF) sont à adresser uniquement par courriel à : drh-h2o@regiedeseaux.montpellier3m.fr


Postuler à cette offre















* Champs necessaires