Vous souhaitez rejoindre une équipe bienveillante et participer à des projets motivants en lien direct avec les enjeux environnementaux liés à la ressource en eau et à l'assainissement.
Vous souhaitez évoluer dans un climat dynamique et respectueux de l'équilibre vie professionnelle - vie personnelle.
Alors rejoignez la Régie des eaux de Montpellier !
Le sens de votre mission :
Intervenir en soutien de la Direction Générale, de la DMAJ, de la DNET et de la DRH, en interne et en externe auprès de :
Toutes les directions et services de la Régie ;
Partenaires et prestataires extérieurs, collectivités et organismes publics et usagers.
Missions principales au service de la DEX/DMAJ/DRH :
Mise en forme des bases documentaires (ex : procédures, modes opératoires, formulaires, modèles de documents et d'actes, etc.) y.c leur mise à jour formelle (ex : màj de l'adresse RE3M - TSA - de l'ensemble des documents), étant précisé que les juristes sont garantes du fond.
Gestion documentaire : enregistrement des documents sur la GED, transmission de documents à des tiers, impressions, suivi des envois, réceptionner et diffuser les documents en partage , classement (archivage courant), assistance à l'archivage intermédiaire et définitif.
Suivi des dossiers administratifs des titulaires de marchés publics et conventions : envoi d'un mail de demande aux titulaires concernés (janv. / février) ; classement des mails d'envoi et des pièces justificatives ; relances éventuelles
Gestion des demandes d’achats, commandes et services faits : créer les demandes d'achat et assurer la traçabilité, renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des demandes d'achats, centraliser la gestion des services faits.
Gestion de la flotte de véhicules : créer et imprimer les documents de suivi (ex : fiche d’affectation et de restitution, fiche de vente...), classer les documents administratifs dans les dossiers des véhicules (papiers et/ou dématérialisés), créer les dossiers des véhicules neufs, préparer les documents de livraison des véhicules, renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi du parc de véhicules
Divers : gestion du courrier, gérer les contraventions sur ANTAI, distribuer les fournitures de bureaux et en faire le recensement sur Atalante
Missions de suppléance de l'assistante DG :
Organisation et suivi des commissions (CA et CAO) : établissement, envoi et suivi des convocations ; pointage des présents/absents pour relances éventuelles ; impressions des dossiers papier (avant et après validation) ; préparation des feuilles d'émargement ; établissement et suivi des procès-verbaux et des délibérations jusqu'à acquisition de leur caractère exécutoire et publication ; co-rédaction / màj des modes opératoires ; mise à jour du tableau de suivi des délibérations.
Evaluation fournisseurs : envoi par mail des formulaires complétés aux fournisseurs concernés (mars / avril) ; classement des mails d'envoi et des réponses ; reporting
Transversalité:
Echanger en transversalité et animer des groupes de travail avec :
Les Directions de la Régie
Vos missions occasionnelles seront :
Contribuer à l’efficacité du système de management de la qualité en appliquant les procédures et modes opératoires de son périmètre et en participant à l'atteinte des objectifs fixés par la Direction ;
Intervenir en soutien des autres Directions.
VOTRE PROFIL
Votre profil :
Maîtrise de l’environnement bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et les outils de communication collaboratifs;
Maîtrise de l’expression orale et des techniques d’accueil ;
Bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire ;
Aptitude à hiérarchiser et classer les informations réceptionnées;
Très bon esprit d’analyse et de synthèse ;
Capacité à travailler en équipe ;
Planification ;
Organisation et rigueur ;
Qualités relationnelles : écoute, courtoisie, sens du service ;
Dynamique ;
Autonomie ;
Discrétion, réserve et respect de la confidentialité ;
Sens du service public et de ses exigences.
Vous vous reconnaissez dans ce profil et êtes motivé.e par ces missions…alors ce poste est pour vous ! Envoyer nous votre CV et lettre de motivation en précisant l’intitulé du poste dans l’objet du mail surrecrutement@régiedeseaux3m.fr
Votre intégration au sein de la Régie :
Pour garantir votre réussite au sein de la Régie, nous vous accompagnons, dès votre arrivée, de manière individualisée (Matinale intégration, Parrain-Marraine) et mettons à votre disposition les moyens matériels et humains nécessaires à l’accomplissement de votre mission au sein de la Régie.
Nous vous proposons une rémunération qui valorise votre expérience et votre potentiel (fixe+13ème mois + intéressement +Mutuelle + CSE).
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